El Archivo Municipal es el encargado de la custodia, organización y difusión del patrimonio documental del Ayuntamiento de Marchamalo. Depende de la Concejalía de Archivo y Biblioteca Municipal y se encuentra ubicado en las dependencias de la Casa Consistorial, sita en la Plaza Mayor. Cuenta un volumen aproximado de 589 cajas de documentación que data desde principios del siglo XVII, época de los primeros documentos conservados, hasta nuestro días.
El patrimonio documental municipal está formado por los documentos de cualquier época, soporte y formato que el Ayuntamiento ha producido, recibido y conservado como testimonio de sus actividades, derechos y obligaciones.
También se considera parte del archivo a los conjuntos orgánicos de documentos reunidos y custodiados en él, generados o conservados por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades para la gestión administrativa, la información y la cultura.
Por tanto, el Archivo Municipal es un elemento vivo, que sigue recibiendo los documentos que generan las diferentes oficinas municipales en sus procesos administrativos.
Los archivos municipales nacieron por motivos de seguridad. La necesidad de custodiar documentos acreditativos de derechos y privilegios otorgados por los monarcas, provocó que los concejos medievales (actuales ayuntamientos) guardasen éstos celosamente en un ‘Arca de las tres llaves’, cada una de las cuales estaba en poder de un ‘Diputado llavero’.
A medida que los ayuntamientos aumentaron en burocracia y competencias, el arca fue insuficiente, siendo múltiples los cajones destinados a guardar documentos, requiriéndose finalmente una dependencia específica para albergarlos.
El Patrimonio Documental municipal pertenece a todos los ciudadano, por lo que cualquier archivo puede ser consultado y reproducido, salvo los documentos que contengan datos de carácter personal y otros documentos cuyo acceso haya sido restringido por alguna disposición legal. La normativa vigente en esta materia contempla algunos documentos que tienen un acceso reservado o restringido como por ejemplo:
– Los que por su mal estado de conservación corren peligro de deterioro o desaparición con el uso.
– Aquellos que, según la legislación vigente, afecten a la averiguación de los delitos y a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada, familiar y a su propia imagen. En tal caso se deberá presentar los documentos justificativos que sirvan para demostrar su interés legítimo sobre dichos documentos.
Las tareas de elaboración de datos y análisis y las búsquedas de información en la documentación deberán ser realizadas por los usuarios interesados. La solicitud de fondos (licencias de obra, actividad, planos, certificados finales de obras, etc.) e información se puede realizar:
– De forma presencial en el área de información del Ayuntamiento, completando y presentando un escrito de solicitud emitido a la Alcaldía en el Registro General.
– Descargando el documento de Solicitud General y presentándolo a través del Registro Telemático en el Portal Ciudadano de esta web.
